Nel processo di Financial Close Gestionale sono contenute tutte le attività necessarie per la produzione dei report economico-patrimoniali e finanziari di periodo.

Dalla raccolta dati, ai processi di rettifica, alle riconciliazioni, alle verifiche di quadratura fino alla produzione dei report necessari per l’analisi interna piuttosto che per la distribuzione a soggetti esterni all’azienda.

Durante questa fase, anche detta “last mile” (ultimo miglio”), si concentrano un serie di processi la cui durata ed efficacia dipendono da diversi elementi, partendo dai processi di ottenimento dei dati fino ad arrivare agli strumenti informatici utilizzati per la realizzazione dei report.

Una delle scelte fondamentali da prendere in questa fase consiste nel decidere se privilegiare la tempestività dell’informazione (tempo che intercorre tra la data di competenza del report e la data di distribuzione dello stesso) oppure la precisione dei dati forniti.

E’ evidente che maggiore è il tempo a disposizione per la realizzazione del report e maggiore sarà la precisione del dato fornito, ma discutere un’analisi economico-finanziaria un mese (o più) dopo la data di riferimento rischia di incidere sui tempi di reattività dell’azienda rispetto a situazioni di criticità emergenti.

Come ridurre, quindi, il tempo di realizzazione senza compromettere la correttezza e la precisione dei dati forniti?

1. Ad ogni errore il suo peso

Dedicare ore all’ottenimento di un valore preciso rispetto ad un elemento di poco peso è uno dei primi errori da evitare. Un’imprecisione di € 10.000 commessa rispetto ad un costo del personale complessivo di € 2.000.000 non è tale da spostare una valutazione generale in merito all’incidenza del costo stesso rispetto al fatturato generato.

Concentrarsi quindi sugli elementi rilevanti e stimare ragionevolmente il resto (utilizzando anche dati provenienti da fonti extra-contabili).

2. Acqua al mulino di fine periodo

Il tempo dedicato a fine periodo per la realizzazione dei report è inversamente proporzionale al tempo dedicato durante il periodo stesso all’ottenimento dei dati necessari. La gestione delle normali procedure di registrazione contabile ed extra-contabile deve essere funzionale al processo di closing di fine periodo, attraverso processi strutturati e certificati, oltre che costantemente aggiornati.

3. La scadenza non è un’opinione

Un calendario in cui vengono definite in modo rigido le scadenze per l’ottenimento dei dati necessari al closing, le fonti di riferimento, il luogo informatico in cui vengono depositati i dati oltre che i responsabili all’interno dell’azienda, consente di porre l’intera organizzazione “in linea” con il processo e facilitare lo spostamento delle attività da un soggetto ad un altro in caso di turnover.

4. Lo strumento giusto al momento giusto

Il tempo di elaborazione dei dati (raccolta, rettifica e controllo) dipende dallo strumento utilizzato durante questa fase. L’impiego di fogli elettronici (come accade in più del 70% delle aziende) crea inefficienze in termini di squadrature tra dati da riconciliare, storicizzazione, possibilità di errori e dipendenza del processo dal “costruttore” dei file.

Una soluzione informatica dedicata a questo specifico processo può ridurne sensibilmente la durata e aumentarne l’efficienza.

5. E se non avessimo una stampante?

La fase finale del Financial Close Gestionale è tipicamente quella della stampa e fascicolazione del report finalizzata alla distribuzione a soggetti interni (CDA e Management) o esterni (banche, clienti, fornitori o soci non operativi).

La riduzione dei tempi di fruizione dell’informazione può essere ottenuta consentendo ai soggetti abilitati l’accesso a report contenuti all’interno di strutture centralizzate e fornite tipicamente in cloud (esterno o privato).

Diminuire il tempo dedicato a ciascuna periodicità gestita consente inoltre di aumentare la frequenza di realizzazione dei report (es. da trimestrali a mensili).

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